Cara Membuat Arsip Surat Berbasis Web

Ruangbit – Kami melayani jasa pembuatan arsip surat berbasis web dengan layanan lengkap dan terpercaya, berikut ini kami sajikan materi tentang cara membuat arsip Surat berbasis web.

Pendahuluan

Membiarkan email Anda hanya sisi server (mirip dengan ‘di awan’), seperti yang terjadi secara default saat menggunakan IMAP, menghasilkan sinkronisasi folder email yang hebat di antara banyak perangkat seluler Anda karena mereka semua mengakses email dengan menyimpannya sinkron dengan server. Namun itu juga berarti bahwa ukuran kotak surat Anda akan terus meningkat dan Anda memiliki satu titik kegagalan. Jika Anda mencapai batas penyimpanan, ini bisa menjadi masalah dan sama halnya, jika ada masalah di sisi server, salinan server yang bermasalah akan diunduh ke komputer Anda.

Pada artikel ini kita akan berbicara tentang cara mengarsipkan email Anda ke kotak surat lokal di komputer Anda. Ketika kami mengatakan arsip, itu sebenarnya hanya berarti memindahkan pesan secara manual ke lokasi lain. Arsip di luar server berarti kami memindahkan pesan dari server/cloud ke komputer Anda. Ini tidak sama dengan tombol arsip di aplikasi email Anda (yang memindahkan pesan ke folder lain di server), atau pengarsipan otomatis di Outlook .

Jika Anda terhubung ke server email menggunakan POP, maka aplikasi email Anda sudah mengunduh salinan lengkap pesan dari server. Jika Anda menemukan bahwa email Anda masih menumpuk di server, periksa pengaturan aplikasi email Anda untuk mencari yang serupa dengan “Hapus pesan di server setelah [x] hari” dan pastikan untuk mengonfigurasinya selama Anda ingin menyimpan cadangan pesan di server — kami menyarankan 90 hari. Jika, setelah mengubah pengaturan ini, server masih berisi pesan lama Anda, Anda dapat masuk menggunakan email web dan menghapusnya dari server secara manual.

Mengonfigurasi aplikasi email untuk diarsipkan secara lokal ke komputer Anda akan memungkinkan Anda untuk:

  1. Kosongkan ruang pada paket hosting Anda bersama kami untuk file yang tidak perlu tersedia di semua perangkat (seperti yang lebih lama dari waktu yang Anda pilih — kami sarankan 3-6 bulan).
  2. Kurangi waktu yang diperlukan untuk email web atau aplikasi email Anda untuk memuat folder email. Dengan membuat folder sisi server Anda berukuran lebih kecil, aplikasi email (termasuk sistem email web kami) akan dapat memuat konten folder tersebut lebih cepat.
  3. Pastikan bahwa jika ada masalah dengan sisi server email, masalah tersebut tidak akan memengaruhi pesan arsip lokal Anda.

Jika komputer Anda dikonfigurasi untuk mencadangkan ke hard drive eksternal (seperti menggunakan Time Machine di MacOS), maka Anda akan mendapatkan salinan lokal email lama di komputer Anda serta cadangan biasa, yang merupakan yang terbaik kemungkinan konfigurasi dan kami sangat menyarankan untuk memastikan Anda memiliki cadangan komputer lokal untuk melakukan ini.

Kami akan menggunakan aplikasi email Thunderbird untuk menunjukkan cara melakukannya, namun Anda dapat menerapkan ide umum yang sama dengan hampir semua aplikasi email, seperti Apple Mail, Outlook, atau Windows Live Mail.

Jika Anda ingin menggunakan Thunderbird agar instruksi di bawah ini tepat (bukan panduan umum), mulailah dengan menginstal Thunderbird dan atur akun email Anda menggunakan panduan kami . Jika Anda akan menggunakan aplikasi email Anda sendiri, langkah-langkah di bawah ini tidak akan 100% tepat, tetapi ide umum yang sama harus diterapkan.

Buat folder arsip lokal

Meskipun saya memiliki beberapa folder sisi server, saya suka menggabungkan semuanya menjadi satu folder arsip di luar server untuk semua pesan (kecuali Email terkirim) karena saya selalu dapat mencari email nanti. Dengan kata lain, folder untuk email terpisah mungkin membuat segalanya lebih rumit dari yang seharusnya. Anda dapat memilih untuk membuat folder di luar server sebanyak yang Anda suka untuk pengarsipan, tetapi akan membuat lebih banyak pekerjaan untuk disiapkan. Aplikasi email biasanya akan memanggil folder di luar server sebagai folder “Lokal”, artinya folder tersebut dan kontennya akan disimpan di komputer lokal Anda, bukan di server. Berikut cara membuatnya:

  1. Klik kanan pada “Folder Lokal” di sebelah kiri di panel folder Thunderbird.
  2. Pilih “Folder Baru”
  3. Beri nama – saya menyebutnya “Arsip”. Seharusnya sudah menjadi subfolder dari “Folder Lokal”, tetapi jika tidak, pastikan untuk memilih opsi itu.
  4. Tekan Buat Folder

Anda sekarang akan melihat folder bernama “Arsip” (atau apa pun namanya) di bawah “Folder Lokal” di bilah sisi kiri.

Jika Anda ingin menggunakan beberapa folder arsip yang dikategorikan, Anda dapat mengulangi proses di atas untuk membuatnya masing-masing.

Pindahkan email sisi server ke arsip lokal

Sekarang saatnya untuk memindahkan email Anda dari folder sisi server ke folder arsip lokal (di luar server). Semua pesan yang Anda pindahkan tidak lagi dapat diakses dengan perangkat atau email web Anda yang lain; pesan-pesan ini hanya dapat diakses dari perangkat yang sedang Anda kerjakan sekarang.

  1. Di bawah akun email IMAP Anda di bilah sisi, temukan folder tempat Anda ingin mengarsipkan email dan pilih.
  2. Pilih semua pesan yang ingin Anda arsipkan (seperti semua yang lebih lama dari 90 hari atau 6 bulan) dan seret ke folder pilihan Anda di bawah “Folder Lokal”. Dalam contoh yang saya gunakan di atas, ini akan menjadi folder “Arsip”, tetapi jika Anda membuat nama folder sendiri, Anda dapat memilih salah satunya.

Anda dapat mengikuti langkah yang sama di atas untuk salah satu atau semua folder email Anda. Misalnya, buat “Arsip Terkirim” dan seret dan lepas semua email Terkirim lama Anda dari folder IMAP ke Folder Lokal.

Itu dia! Perhatikan bahwa mungkin perlu beberapa saat bagi aplikasi email Anda untuk mengunduh salinan lengkap setiap email, terutama jika kecepatan koneksi Internet Anda terbatas dan jika Anda memindahkan sejumlah besar pesan. Ini berarti juga dapat memakan waktu lama untuk memperbarui penggunaan penyimpanan sisi server. 

Bagi Anda yang ingin membuat arsip surat berbasis web untuk keperluan Anda, ruangbit membuka jasa pembuatan arsip surat berbasis web. Untuk konsultasi lebih lanjut silahkan menghubungi WA : 0813-5799-3755.